Polityka prywatności firmy RAVAK
I. Informacje ogólne
1. Niniejszy dokument jest „Polityką prywatności” przyjętą przez Ravak
Polska S.A. i dotyczy zasad przetwarzania danych osobowych zebranych od
użytkowników strony www.ravak.pl zwaną dalej Serwisem.
Korzystanie z Serwisu RAVAK jest równoznaczne z akceptacją
przedstawionej poniżej Polityki Prywatności.
2. Polityka Prywatności jest realizacją obowiązku informacyjnego
wnikającego z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich
danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie
danych osobowych, dalej: RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1). Jest
również wyrazem dbałości o prawa osób odwiedzających Serwis oraz korzystających
z usług oferowanych za jego pośrednictwem.
3. Administratorem danych osobowych zebranych od użytkowników
Serwisu jest: Ravak Polska S.A. z siedzibą w Kałęczynie, ul. Radziejowicka 124,
05-825 Grodzisk Mazowiecki zwanym dalej Administratorem.
4. Administrator wyznaczył Koordynatora
ds. RODO. Adres do kontaktu: iodo@ravak.com
lub pod numerem telefonu (22)755 40 30.
II. Podstawa, cel i zakres przetwarzania czyli jakie dane gromadzimy, po co
i w jaki sposób przetwarzamy
1. Administrator oświadcza, że przetwarza dane osobowe użytkowników
Serwisu w następujących celach:
a) Realizacja zamówień złożonych w sklepie internetowym w celu wykonania
umowy sprzedaży – przetwarzanie jest niezbędne do prawidłowej realizacji umowy
sprzedaży produktów oferowanych za pośrednictwem Serwisu, której stroną jest
osoba, której dane dotyczą – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO –
zawarcie i realizacja umowy.
b) Obsługa chat bota - przetwarzanie danych jest niezbędne w celu
udzielenia odpowiedzi na zadane przez użytkownika pytanie – podstawą prawną
jest art. 6 ust.1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora.
c) Obsługa formularza kontaktowego - przetwarzanie danych jest
niezbędne w celu udzielenia odpowiedzi na zadane przez użytkownika pytanie –
podstawą prawną jest art. 6 ust.1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes
administratora.
d) Obsługa formularza zwrotów - przetwarzanie danych jest niezbędne
w celu obsługi zgłaszania zwrotów – podstawą prawną jest art. 6 ust.1 lit. b)
RODO – zawarcie i realizacja umowy.
e) Obsługa formularza reklamacji - przetwarzanie danych jest
niezbędne w celu obsługi zgłaszania reklamacji – podstawą prawną jest art. 6
ust.1 lit. b) RODO – zawarcie i realizacja umowy.
f) Wysyłka newslettera - przetwarzanie danych jest niezbędne w celu
przesyłania informacji marketingowych wskazanym przez użytkownika kanałem
komunikacji - podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – wyrażenie zgody
przez właściciela danych osobowych oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca
2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną – wyrażenie zgody na
przesyłanie zamówionej informacji handlowej na wskazany adres e-mail.
g) Obsługa mediów społecznościowych - przetwarzanie danych jest
niezbędne w celu promowania towarów Administratora i odpowiedzi na zadane
pytania - podstawą prawną jest art. 6 ust.1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony
interes administratora.
h) Ustalenie lub obrona przed roszczeniami – przetwarzanie danych
jest niezbędne do umożliwienia Administratorowi ustalenia zakresu możliwych
roszczeń lub obrony przed roszczeniami złożonymi przez klientów Serwisu –
podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes
Administratora.
2. W Serwisie Administratora gromadzone w sposób dobrowolny
następujące dane osobowe użytkowników Serwisu:
a) w celu realizacji umowy sprzedaży zawartej za pośrednictwem
Serwisu, przetwarzamy następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres dostawy,
firmę (jeśli dotyczy), numer telefonu, adres e-mail, numer NIP (jeśli dotyczy),
dane do faktury (jeśli są inne niż dane do dostawy);
b) w celu umożliwienia korzystania z Chat bota, przetwarzamy
następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, inne dane wskazane w
treści korespondencji;
c) w celu umożliwienia korzystania z formularza kontaktowego
udostępnionego w Serwisie, przetwarzamy następujące dane osobowe: imię,
nazwisko, adres, nr telefonu, adres e-mail;
d) w celu obsługi formularza zwrotów udostępnionego w Serwisie,
przetwarzamy następujące dane osobowe: numer zamówienia, adres e-mail, numer
telefonu;
e) w celu obsługi formularza reklamacji udostępnionego w Serwisie
przetwarzamy, następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres, nr telefonu,
adres e-mail;
f) w celu wysyłania zamówionej informacji handlowej (Newsletter),
przetwarzany następujące dane osobowe: imię (opcjonalnie), adres e-mail;
g) w celu ustalenia lub obrony przed roszczeniami, będziemy
przetwarzać dane osobowe podane przez Klienta Serwisu w ramach korzystania z funkcjonalności Serwisu takie jak: imię, nazwisko, dane dotyczące usług z których Klient korzysta, jeśli roszczenia wynikają ze sposobu korzystania z tych usług oraz inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym
rozmiarów poniesionej szkody.
Podczas korzystania z serwisu, mogą być również przetwarzane dodatkowe
nieosobowe dane, takie jak: numer IP komputera Klienta lub zewnętrzny adres IP
dostawcy Internetu, nazwa domeny, rodzaj przeglądarki internetowej, czas
dostępu, typ systemu operacyjnego. Podanie wskazanych wyżej danych osobowych
jest w pełni dobrowolne, z zastrzeżeniem, iż w przypadku ich niepodania lub też
podania nieprawdziwych danych, Administrator nie będzie mógł zrealizować
zawartej umowy o rejestrację konta w Serwisie lub sprzedaży produktów
oferowanych za pośrednictwem Serwisu.
III. Kto ma dostęp do danych gromadzonych za pomocą Serwisu
1. Odbiorcami danych osobowych gromadzonych za pośrednictwem
Serwisu będą: działający w charakterze podmiotów przetwarzających dostawcy
usług: IT, firmy kurierskie dostarczające towar zakupiony w serwisie, podmioty
obsługujące płatności za towary zakupione za pośrednictwem Serwisu, a w
przypadku reklamacji producent towaru. Przekazanie danych odbywa się na
podstawie umowy powierzania przetwarzania danych osobowych, zawartej zgodnie z art. 28 RODO.
2. Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem Serwisu nie są
udostępniane stronom trzecim, za wyjątkiem sytuacji opisanych powyżej lub gdy
udostępnienie takie wynika z obowiązujących przepisów prawa obligujących
Administratora do przekazania ich uprawnionym podmiotom.
3. Administrator gromadzi logi serwisu, jednakże nie wiąże ich w
żaden sposób z danymi osobowymi. Na podstawie plików logów mogą być generowane
statystyki stanowiące pomoc w administrowaniu serwisem. Zbiorcze podsumowania w
postaci takich statystyk nie zawierają żadnych cech identyfikujących osoby
odwiedzające Serwis.
4. W ramach wykonywania naszych usług korzystamy z rozwiązań
technicznych oferowanych przez podmioty mogące przetwarzać dane osobowe poza
Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) takie jak Google, Facebook, YouTube,
Instagram oraz Pinterest.
5. Dane osobowe zbierane za pośrednictwem Serwisu, przechowywane są
przez następujący okres:
a) w przypadku danych osobowych, których podstawą prawną
przetwarzania jest zgoda osoby, której te dane dotyczą – dane te będą
przechowywane do momentu wycofania udzielonej zgody, a w przypadku jej
wycofaniu dane przechowywane będą przez okres czasu odpowiadający okresowi
przedawnienia wszelkich roszczeń jakie może podnosić Administrator lub jakie
mogą być wobec niego podniesione. Jeśli okres przedawnienia wynika z przepisów
ogólnych prawa cywilnego, wynosi on 6 lat, a w przypadku roszczeń o świadczenia
okresowe lub roszczeń lub roszczeń związanych z prowadzoną działalnością
gospodarczą wynosi on 3 lata.
b) w przypadku danych osobowych, których podstawą prawną
przetwarzania jest realizacja zawartej przez Klienta umowy, dane osobowe będą
przechowywane przez okres niezbędny do prawidłowej realizacji zawartej umowy, a po jej wykonaniu przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia wszelkich
roszczeń. Jeśli okres przedawnienia wynika z przepisów ogólnych prawa cywilnego,
wynosi on 6 lat, a w przypadku roszczeń o świadczenia okresowe lub roszczeń lub
roszczeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wynosi on 3 lata.
c) w przypadku danych osobowych, których podstawą prawną
przetwarzania jest uzasadniony interes prawny Administratora, dane osobowe będą
przechowywane przez okres obowiązywania uzasadnionego prawnie interesu
Administratora.
IV. Uprawnienia Użytkowników Serwisu.
Zgodnie z art. 15 – 22 RODO każdemu użytkownikowi przysługują następujące
prawa:
1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO). Osoba, której dane
dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy
przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest
uprawniona do uzyskania dostępu do nich.
2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO). Osoba, której dane
dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania
dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe.
3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art.
17 RODO). Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora
niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18
RODO). Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora
ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:
a) Kiedy dane
są nieprawidłowe – na czas do ich sprostowania
b) Osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21
ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie
uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw
sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
c) Przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane
dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian
ograniczenia ich wykorzystywania
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 19 RODO). Osoba, które dane
dotyczą, ma prawo żądać przesłania jego danych osobowych bezpośrednio do
wskazanego administratora, pod warunkiem, iż jest to technicznie możliwe. W
sytuacji, jeśli Administrator nie ma możliwości przesłania danych bezpośrednio
do wskazanego administratora, dane osobowe zostaną udostępnione bezpośrednio
osobie, której dane dotyczą w formie nadającej się do odczytu maszynowego (plik
csv), który może zostać przesłany do wybranego administratora.
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO). Jeżeli dane osobowe są
przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego (przesyłania zamówionej
informacji handlowej – Newsletter), osoba, której dane dotyczą, ma prawo w
dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych
osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w
jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Osoba,
której dane dotyczą ma również prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania na
podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
7. Użytkownik może realizować swoje prawa poprzez wysłanie
stosownego żądania na adres iodo@ravak.com
a) Żądanie, w celu poprawnej identyfikacji winno być wysłane z adresu e-mail, z którego dokonano zgłoszenia przez formularz kontaktowy.
b) Żądanie można również złożyć drogą listowną – wysyłając na adres
korespondencyjny Administratora listu poleconego zawierającego takie żądanie.
8. Zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO Administrator do miesiąca czasu
udziela osobie która złożyła żądanie odpowiedzi na temat podjętych działań.
Jednakże w przypadku skompilowanego żądania Administrator może wydłużyć czas
udzielenia odpowiedzi o kolejne dwa miesiące. Jeśli termin zostanie wydłużony
Administrator poinformuje osobę składającą żądanie o przyczynach wydłużenia
terminu. Jeśli Administrator nie podejmie działań wskazanych w żądaniu
poinformuje o tym fakcie osobę składającą żądanie.
9. Na działania Administratora przysługuje prawo wniesienia skargi
do Organu Nadzorczego.
10. Użytkownik ma prawo również, w każdym momencie wycofać
udzieloną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, w celu otrzymywania
zamówionej informacji handlowej (Newsletter) na wskazany adres e-mail.
Wycofanie zgody wywołuje skutek prawny od chwili otrzymania oświadczenia o jej
wycofaniu i nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych,
dokonanego przez Administratora w okresie poprzedzającym wycofanie zgody.
V. Ciasteczka
Serwis wykorzystuje również do zbierania danych pliki cookies (tzw.
ciasteczka). Są to niewielkie pliki tekstowe, przechowywane na urządzeniu
końcowym użytkownika, których zadaniem jest ułatwienie korzystania przez
użytkowników z Serwisu. Szczegółowe informacje o tym jakie pliki cookies są
wykorzystywane w ramach Serwisu oraz jakie dane w ten sposób są zbierane
dostępne są w lokalizacji: www.ravak.pl
VI. Ochrona prywatności osób małoletnich
1. Klientami Serwisu mogą być wyłącznie pełnoletnie osoby fizyczne,
jednakże Serwis nie zbiera i nie weryfikuje informacji na temat wieku klientów.
2. Administrator Serwisu nie ponosi żadnej odpowiedzialności za
ewentualną rejestrację w Serwisie osób małoletnich, ani za podejmowane przez
nich działania. Odpowiedzialność prawna za takie działania spoczywa wyłącznie
na ich opiekunach prawnych.
VII. Zabezpieczenia
1. Serwis zaopatrzony jest w środki bezpieczeństwa, mające na celu
ochronę danych osobowych pozostających pod kontrolą Administratora przed
utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i modyfikacją. Administrator posiada
również stosowną dokumentację oraz wdrożył stosowne procedury związane z ochroną
danych osobowych.
2. Administrator zapewnia, że chroni wszelkie ujawnione informacje
zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz normami ochrony
bezpieczeństwa, w szczególności:
a) Do danych osobowych zbieranych przez Administratora mają bezpośredni
dostęp zgodnie z art. 29 RODO jedynie upoważnieni pracownicy lub
współpracownicy Administratora oraz uprawnione osoby zajmujące się obsługą
Serwisu, którym zostały udzielone stosowne upoważnienia.
b) Administrator oświadcza, iż zlecając innym podmiotom świadczenie
usług, wymaga od partnerów zgodnie z dyspozycją art. 28 RODO, zapewnienia
odpowiednio wysokich standardów ochrony powierzonych danych osobowych,
podpisania stosownych umów powierzenia, w których partnerzy potwierdzają
stosowanie standardów oraz, prawa kontroli zgodności działania tych podmiotów z tymi standardami.
c) W celu zapewnienia należytej ochrony usługom świadczonym przez
siebie drogą elektroniczną, Administrator Serwisu stosuje wysoki poziom
zabezpieczeń włącznie z ochroną kryptograficzną transmisji danych osobowych
(protokół SSL).
d) Ze względu na publiczny charakter sieci Internet, korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną może się wiązać z zagrożeniami,
niezależnie od dochowania przez Administratora należytej staranności.
VIII. Zmiana polityki prywatności
1. Administrator Serwisu zastrzega sobie prawo zmiany powyższej
polityki prywatności w każdej chwili i miejscu, jednocześnie zobowiązując się
do niezwłocznego opublikowania nowej polityki prywatności na stronach
Serwisu i poinformowania o tym fakcie wszystkich zarejestrowanych Użytkowników.
2. Administrator danych zastrzega sobie prawo do wprowadzania
zmian, wycofania lub modyfikacji funkcji lub właściwości stron internetowych
Serwisu, a także zaprzestania działalności, przeniesienia praw do Serwisu oraz
dokonania wszelkich czynności prawnych dozwolonych przez obowiązujące przepisy
prawa.
3. Niniejsza treść Polityki prywatności obowiązuje od dnia 31.03.2023
roku.